Kit de onboarding: como receber novos colaboradores e fortalecer o pertencimento desde o primeiro dia
O primeiro dia em uma empresa costuma concentrar muitas expectativas. Para quem está chegando, existe a curiosidade sobre a equipe, a cultura, as ferramentas, a rotina e até sobre pequenas questões que parecem simples para quem já está dentro da organização, mas que ainda são completamente novas para o recém-contratado.
Para a empresa, esse momento também importa porque marca a transição entre a promessa feita durante o processo seletivo e a experiência real de trabalhar naquele ambiente. É justamente aí que o onboarding começa a ganhar importância.
Mais do que uma apresentação institucional ou uma sequência de documentos para preencher, o processo de onboarding ajuda o novo colaborador a entender como a organização funciona, qual será seu papel, com quem poderá contar e de que maneira ele passa a fazer parte daquela cultura. A SHRM define onboarding como o processo de integração de novos profissionais à organização, incluindo não apenas a orientação inicial, mas também uma introdução contínua à estrutura, cultura, visão, missão e valores da empresa.
Dentro dessa jornada, o kit de onboarding pode funcionar como um dos primeiros pontos de contato físicos com a nova empresa. Quando desenvolvido com intenção, ele não é apenas uma caixa com produtos personalizados. Pode ser uma forma de dizer, antes mesmo da primeira reunião: “nós estávamos esperando por você.”
O que é um kit de onboarding?
O kit de onboarding, também conhecido como welcome kit ou kit de boas-vindas, é uma seleção de produtos, materiais e mensagens entregue a um novo colaborador no início de sua jornada na empresa.
Dependendo da organização, ele pode incluir itens funcionais para o trabalho, como caderno, mochila, garrafa, caneca ou acessórios de tecnologia; produtos relacionados ao estilo de vida; materiais institucionais; informações úteis; e uma mensagem de boas-vindas preparada especialmente para quem está chegando.
O mais importante, porém, é entender que o kit não deveria ser tratado como uma ação isolada. Ele funciona melhor quando faz parte de um processo mais amplo de onboarding, que envolve preparação do gestor, integração com a equipe, definição de expectativas, acesso às ferramentas necessárias, acompanhamento e construção de relacionamentos.
Essa diferença é relevante porque onboarding não é sinônimo de orientação de primeiro dia. Segundo o guia de onboarding da SHRM, enquanto a orientação pode envolver tarefas necessárias e pontuais, como documentação e procedimentos iniciais, o onboarding é um processo mais amplo, que envolve gestores e outros colaboradores e pode se estender por vários meses.
Ou seja, receber bem é apenas o começo. O objetivo é ajudar a pessoa a encontrar seu lugar dentro da organização.
Por que os primeiros dias importam tanto?
Começar um novo trabalho significa entrar em um ambiente em que praticamente tudo precisa ser aprendido ao mesmo tempo. Existem sistemas, processos, pessoas, siglas, expectativas, códigos culturais e formas de comunicação que ainda não são familiares.
Quando essa entrada acontece de maneira desorganizada, a pessoa pode passar seus primeiros dias tentando descobrir sozinha aquilo que a empresa poderia ter preparado com antecedência. Não ter acesso ao computador, não saber com quem falar, receber pouca orientação ou passar horas apenas preenchendo documentos são experiências relativamente pequenas, mas que influenciam a primeira percepção sobre a organização.
Por outro lado, quando existe preparação, o colaborador percebe sinais de cuidado antes mesmo de dominar sua nova função. Uma mensagem enviada antes do início, equipamentos já configurados, uma agenda organizada, apresentações programadas e um kit preparado para a chegada ajudam a tornar o momento mais acolhedor e previsível.
Existe bastante espaço para as empresas melhorarem essa experiência. Segundo a Gallup, apenas 12% dos colaboradores concordam fortemente que suas organizações fazem um ótimo trabalho de onboarding. O dado representa a percepção dos profissionais pesquisados e não significa que 88% das empresas necessariamente tenham processos ruins, mas mostra uma distância relevante entre aquilo que as organizações oferecem e aquilo que os colaboradores percebem ao entrar.
Isso ajuda a explicar por que o primeiro dia não deveria ser visto apenas como uma questão operacional. Ele é o início de uma relação.

Pertencimento não começa meses depois
Sentir que faz parte de uma equipe normalmente leva tempo. Relações precisam ser construídas, códigos informais precisam ser compreendidos e a própria pessoa precisa encontrar seu espaço dentro da organização. Ainda assim, a empresa pode criar condições para que esse processo comece desde os primeiros dias.
O sentimento de pertencimento aparece quando o profissional percebe que existe espaço para sua participação, que as pessoas sabem quem ele é, que sua chegada foi preparada e que existem conexões disponíveis para ajudá-lo a navegar pelo novo ambiente.
Por isso, onboarding não deveria concentrar toda a atenção apenas em processos e ferramentas. A socialização também precisa fazer parte da experiência. Práticas como apresentar o novo integrante à equipe, criar conversas com pessoas de outras áreas, estabelecer um buddy ou mentor e incluir o colaborador em momentos informais ajudam a reduzir a sensação de estar entrando em um ambiente completamente desconhecido.
A Gallup destaca que um onboarding eficaz precisa ajudar novos colaboradores a socializar rapidamente com a equipe, conectar-se ao propósito e aos valores da organização e compreender como seu trabalho contribui para o todo. O kit entra nesse processo como um sinal inicial. Ele não cria pertencimento sozinho, mas pode ajudar a materializar essa mensagem.
O kit de onboarding comunica muito antes de o colaborador usar os produtos
Imagine duas pessoas começando em empresas diferentes. Na primeira, o novo colaborador chega e recebe uma sacola com alguns brindes antigos, escolhidos entre o que havia disponível no estoque. Na segunda, encontra uma caixa com seu nome, uma mensagem assinada pela equipe e alguns produtos escolhidos para acompanhá-lo na nova rotina.
Os produtos podem até ter valores semelhantes. A percepção, porém, provavelmente será diferente.
Um kit de boas-vindas comunica preparação. Ele mostra que a empresa sabia que aquela pessoa chegaria e dedicou atenção a esse momento. Isso não significa que quanto mais caro o presente, melhor será a experiência. Um kit simples pode ser muito significativo quando existe coerência entre a proposta, a cultura e quem recebe.
O valor está na intenção percebida.
O presente precisa conversar com a cultura da empresa
Se o onboarding é um dos primeiros momentos de contato real com a cultura, o kit também deveria ajudar a traduzi-la.
Uma empresa que valoriza inovação pode trabalhar com produtos tecnológicos ou uma experiência de abertura mais interativa. Uma organização ligada à sustentabilidade precisa observar materiais, embalagens e durabilidade. Uma empresa com uma cultura mais informal pode usar uma linguagem mais próxima e descontraída, enquanto marcas com posicionamento premium podem trabalhar acabamentos e produtos mais sofisticados.
Essa coerência importa porque cultura não é transmitida apenas por apresentações institucionais. Ela também aparece nas pequenas decisões. O produto escolhido, a frase do cartão, as cores da caixa, a forma como o nome do colaborador é aplicado e até aquilo que a empresa decide não incluir ajudam a construir uma impressão sobre como aquele ambiente funciona.
A própria SHRM coloca cultura e conexão entre os quatro componentes fundamentais de um processo de onboarding, ao lado de compliance e clareza sobre o papel. Cultura envolve apresentar valores e normas da organização, enquanto conexão está relacionada à construção das relações e redes de informação necessárias para que o profissional consiga se integrar.
Por isso, o kit não deveria ser apenas “personalizado com a logo”. Ele deveria ser personalizado com a identidade da experiência que a empresa quer criar.
Para aprofundar essa relação entre detalhes físicos e percepção, veja também “Experiência de marca: como presentes corporativos fortalecem a percepção da empresa”.
O que colocar em um kit de onboarding?
Não existe uma composição ideal para todas as empresas. Um bom kit depende da rotina, do perfil dos colaboradores, da cultura, do modelo de trabalho e do orçamento disponível.
A escolha pode começar por uma pergunta bastante prática: o que essa pessoa realmente poderá usar?
Para equipes que trabalham presencialmente ou de forma híbrida, mochila, garrafa, caderno, caneta, caneca ou acessórios para a mesa podem fazer sentido. Para pessoas que trabalham remotamente, itens para organização do home office, tecnologia ou conforto podem ser mais relevantes. Dependendo da campanha, também podem entrar camisetas, acessórios de lifestyle ou produtos ligados à identidade da empresa.
O kit também pode misturar elementos funcionais e emocionais. Um caderno pode acompanhar as primeiras reuniões, enquanto um cartão assinado pela equipe cria uma camada mais pessoal. Uma garrafa pode ser usada todos os dias, enquanto um pequeno guia explica hábitos, benefícios ou curiosidades sobre a empresa.
O kit também pode misturar elementos funcionais e emocionais. Um caderno pode acompanhar as primeiras reuniões, enquanto um cartão assinado pela equipe cria uma camada mais pessoal. Uma garrafa pode ser usada todos os dias, enquanto um pequeno guia explica hábitos, benefícios ou curiosidades sobre a empresa.
O importante é evitar montar o kit apenas pela quantidade de produtos. Muitas vezes, poucos itens bem escolhidos criam uma experiência melhor do que uma caixa cheia de objetos que não serão utilizados.

A mensagem de boas-vindas merece tanta atenção quanto os produtos
Um dos elementos mais simples de um kit também pode ser um dos mais importantes: a mensagem.
Frases como “bem-vindo ao time” funcionam, mas podem ganhar muito mais força quando carregam um pouco da personalidade da empresa ou da história daquele momento. A mensagem pode explicar por que os produtos foram escolhidos, apresentar a cultura de maneira leve ou simplesmente demonstrar que existe uma equipe esperando pela chegada daquele profissional.
Algo como “Estamos muito felizes em ter você construindo essa história com a gente. Preparamos este kit para acompanhar seus primeiros dias e muitos projetos que ainda vêm pela frente” cria uma experiência mais humana do que apenas colocar a logo em todos os produtos.
Em empresas menores, pode fazer sentido incluir uma assinatura pessoal do gestor ou da equipe. Em operações maiores, a mensagem pode seguir uma linguagem institucional, mas ainda assim ser calorosa e coerente com a marca.
Personalização não precisa signific escrever uma mensagem diferente para centenas de pessoas. Às vezes, o nome já é suficiente para transformar uma comunicação genérica em algo mais próximo.
O onboarding pode começar antes do primeiro dia
Esperar o profissional chegar para só então começar a preparar sua experiência é uma oportunidade perdida. O período entre a aceitação da proposta e o primeiro dia costuma envolver expectativa e, em alguns casos, insegurança. Uma comunicação simples pode ajudar a reduzir essas dúvidas e demonstrar organização.
É o chamado preboarding.
Nesse momento, a empresa pode enviar informações sobre horário, local, dress code quando aplicável, agenda inicial, documentos, equipamentos e contatos importantes. Também pode antecipar a experiência de boas-vindas.
A SHRM recomenda que a preparação para o onboarding comece antes da chegada do novo profissional, com atenção a equipamentos, informações necessárias e integração com as pessoas envolvidas na experiência. Isso reduz a quantidade de decisões e problemas operacionais que o colaborador precisa enfrentar justamente quando ainda está tentando compreender seu novo ambiente.
Em operações remotas, por exemplo, enviar o kit para que ele chegue antes do primeiro dia permite que a pessoa abra a caixa em casa e tenha um primeiro contato físico com a empresa mesmo sem entrar em um escritório.
A experiência passa a dizer: você ainda nem começou, mas já faz parte do planejamento.
O gestor tem um papel maior do que o próprio kit
É possível montar uma caixa excelente e ainda oferecer uma experiência ruim de onboarding. Se ninguém estiver disponível para receber o colaborador, se o gestor não explicar as prioridades ou se a pessoa passar os primeiros dias sem saber o que deveria fazer, o presente terá pouco efeito.
O kit é complementar.
A participação da liderança e da equipe é o que dá continuidade à mensagem de boas-vindas. O gestor deve ajudar a esclarecer expectativas, apresentar o contexto da função, acompanhar dúvidas e criar momentos de conversa durante as primeiras semanas. Colegas também podem ajudar nessa adaptação, principalmente em questões culturais e práticas que nem sempre aparecem nos manuais.
A Gallup destaca o papel dos gestores durante o onboarding e ressalta que o processo vai muito além de ensinar onde sentar ou como executar as tarefas. Quando funciona bem, ajuda o profissional a desenvolver pertencimento e compreender o que define sucesso em sua nova função.
Programas de buddy ou mentoria também podem criar uma referência adicional. Essa pessoa não substitui o gestor, mas pode ajudar a responder perguntas mais informais, explicar processos e facilitar conexões que demorariam mais para surgir espontaneamente.
Onboarding não termina depois que a caixa é aberta
Existe um risco comum em ações de boas-vindas: criar uma experiência excelente no primeiro dia e praticamente desaparecer nas semanas seguintes.
O entusiasmo inicial pode diminuir conforme o colaborador começa a lidar com desafios reais da função. Por isso, onboarding precisa ser entendido como um processo e não como um evento.
A SHRM explica que o onboarding pode durar semanas ou até um ano, dependendo da organização e da função. A entidade também diferencia esse processo da orientação inicial, justamente porque integração à cultura, entendimento do papel e construção de relacionamentos exigem continuidade.
Conversas de acompanhamento na primeira semana, no primeiro mês e ao longo dos primeiros 90 dias ajudam a identificar dúvidas antes que elas se transformem em frustração. Também permitem entender se expectativas foram bem explicadas e se o profissional está conseguindo criar relações dentro da empresa.
O kit pode inclusive participar dessa jornada de maneira mais criativa. Em vez de entregar tudo de uma vez, algumas empresas podem criar experiências relacionadas a marcos específicos: boas-vindas no primeiro dia, reconhecimento depois do primeiro mês, celebração de uma primeira grande entrega ou conclusão do período inicial de integração.
O presente deixa, então, de ser apenas uma recepção e passa a acompanhar a construção da relação.
Reconhecimento também deve aparecer nos primeiros meses
Durante os primeiros meses, praticamente tudo que uma pessoa faz acontece pela primeira vez dentro daquela organização. É a primeira entrega, a primeira apresentação, o primeiro projeto concluído e a primeira meta alcançada.
Reconhecer essas pequenas evoluções ajuda a mostrar que a adaptação está sendo percebida. Isso não significa premiar todas as tarefas. Um comentário específico do gestor, uma mensagem da equipe ou uma pequena celebração podem ser suficientes.
Esse cuidado também cria continuidade entre onborading e cultura de reconhecimento.
Em vez de esperar que o colaborador esteja há anos na empresa para começar a valorizá-lo, a organização demonstra desde cedo quais comportamentos observa e quais contribuições considera importantes. Esse tema se conecta diretamente ao artigo
“Reconhecimento de colaboradores: como criar ações que realmente geram valor”, em que mostramos como especificidade, contexto e momento tornam o reconhecimento mais significativo.

Onboarding remoto exige ainda mais intenção
No trabalho presencial, muitas interações acontecem espontaneamente. Alguém apresenta um novo colega no corredor, convida para almoçar ou explica informalmente onde encontrar alguma informação. No ambiente remoto, essas situações precisam ser criadas.
Um novo colaborador pode passar seus primeiros dias alternando entre reuniões e documentos sem desenvolver uma conexão real com as pessoas da empresa. Por isso, onboarding remoto exige planejamento para além das tarefas.
Conversas individuais, cafés virtuais, apresentações com outras áreas, canais específicos para dúvidas e buddies podem ajudar a construir relações. A Gallup chama atenção para esse desafio no onboarding remoto, especialmente porque gestores precisam encontrar novas formas de ajudar profissionais a desenvolver relacionamentos e compreender seu papel quando não existe a convivência presencial.
O kit também ganha outro papel. Como não existe uma mesa preparada ou um escritório para receber a pessoa, a entrega física pode funcionar como uma representação da empresa dentro da casa do colaborador.
Para isso, logística e timing se tornam especialmente importantes. Receber o presente três semanas depois do início reduz bastante o impacto de uma experiência criada para dizer “bem-vindo”.
A logística também faz parte da experiência
Quando uma empresa contrata dez pessoas no mesmo escritório, organizar um kit costuma ser relativamente simples. Mas operações com dezenas ou centenas de novos colaboradores, espalhados por diferentes cidades ou estados, exigem outro nível de controle.
Endereço, prazo, estoque, personalização, montagem, rastreamento e eventuais devoluções passam a fazer parte da jornada. Um nome escrito incorretamente ou uma caixa que chega muito depois da data prevista pode comprometer uma experiência que foi cuidadosamente planejada nas etapas anteriores.
Por isso, logística não deve ser tratada apenas como aquilo que acontece depois que o kit está pronto. Ela é parte do projeto.
Quanto maior a operação, mais importante é pensar em processos capazes de garantir que pessoas diferentes tenham uma experiência consistente, independentemente de onde estejam.
Como avaliar se o onboarding está funcionando?
A experiência pode ser avaliada ao longo do tempo por meio de pesquisas simples com os novos colaboradores. Perguntas feitas depois da primeira semana, do primeiro mês ou do período de 90 dias podem revelar informações importantes: o profissional sabia o que esperar? Teve acesso às ferramentas necessárias? Conheceu as pessoas certas? Sentiu-se acolhido? Entendeu suas prioridades?
Também é possível observar indicadores como tempo até autonomia, conclusão de treinamentos, retenção nos primeiros meses e feedback dos gestores.
A Gallup sugere que programas de onboarding precisam responder a questões fundamentais sobre cultura, pontos fortes, papel, relacionamentos e futuro dentro da organização. Em sua análise, profissionais que afirmam compreender bem “como as coisas são feitas” na organização são 4,7 vezes mais propensos a considerar excepcional seu processo de onboarding.
Esses dados precisam ser interpretados com cuidado. Compreender a cultura não garante, por si só, retenção ou desempenho, e onboarding é apenas um dos fatores que influenciam a trajetória de um profissional. Remuneração, liderança, carga de trabalho, oportunidades e características da própria função também têm peso importante.
Ainda assim, coletar feedback sobre a entrada ajuda a identificar padrões. Se várias pessoas relatam as mesmas dificuldades, provavelmente existe uma oportunidade de melhorar o processo.
Uma experiência bem estruturada não significa eliminar todas as inseguranças de começar algo novo. Significa reduzir aquelas que a empresa pode evitar.
Como o Gracias ajuda empresas a criar kits de onboarding?
Desenvolver um kit de onboarding envolve muito mais do que escolher produtos e colocar uma logo. É preciso entender quem está chegando, qual é a cultura da organização, como acontece a rotina de trabalho e qual experiência a empresa deseja criar desde o primeiro contato.
O Gracias desenvolve projetos personalizados de presentes corporativos e kits de boas-vindas, apoiando empresas desde a curadoria dos produtos até personalização, embalagem, montagem e logística de entrega.
É possível desenvolver experiências para equipes presenciais, híbridas ou remotas, com diferentes volumes e níveis de personalização. Produtos, mensagens e embalagem podem ser pensados de acordo com a identidade visual e o contexto de cada organização.
O objetivo não é simplesmente entregar uma caixa no primeiro dia.
É fazer com que essa caixa ajude a representar algo maior: a entrada de uma nova pessoa na história da empresa.
O primeiro dia pode ser o começo do pertencimento
Nenhum kit é capaz de criar cultura sozinho. Ele não substitui uma liderança presente, uma boa integração, expectativas claras ou relações saudáveis com a equipe.
Mas experiências são construídas por detalhes.
Quando um profissional chega e percebe que seu computador está pronto, seu nome está na agenda, a equipe sabe que ele começará naquele dia e existe uma experiência preparada para recebê-lo, a empresa transmite uma mensagem antes mesmo de explicar seus valores em uma apresentação.
Ela demonstra preparação.
E isso importa porque pertencimento não nasce de uma caixa, mas pode começar em pequenos sinais de que aquela pessoa já estava sendo considerada antes mesmo de chegar.
Por isso, um bom kit de onboarding não deveria ter como principal objetivo impressionar. Deveria fazer o novo colaborador sentir que existe um lugar preparado para ele.
Quer criar uma experiência de boas-vindas para sua equipe?
O Gracias ajuda empresas a desenvolver kits de onboarding personalizados, conectando produtos, embalagem, mensagem e logística à cultura de cada organização.
Fale com o Gracias e conte para a gente como você quer receber seus próximos colaboradores.
Perguntas frequentes sobre kit de onboarding
P: O que é um kit de onboarding?
R: Um kit de onboarding é uma seleção de produtos, materiais e mensagens preparada para receber novos colaboradores. Ele pode fazer parte da experiência de boas-vindas e ajudar a apresentar a identidade, a cultura e o cuidado da empresa desde os primeiros dias.
P: Qual é a diferença entre onboarding e integração de primeiro dia?
R: O primeiro dia é apenas uma parte do processo. Segundo a SHRM, onboarding envolve uma introdução contínua à estrutura, cultura, visão, missão e valores da organização e pode durar semanas ou até um ano. A orientação inicial, por outro lado, costuma concentrar tarefas administrativas e informações necessárias para começar.
P: O que colocar em um kit de onboarding?
R: A composição depende do perfil dos colaboradores e da cultura da empresa. Garrafas, mochilas, cadernos, canecas, camisetas, acessórios tecnológicos e itens para home office são algumas possibilidades. O ideal é escolher produtos úteis e coerentes com a rotina de quem recebe, em vez de priorizar apenas quantidade.
P: Quando o kit de onboarding deve ser entregue?
R: O primeiro dia costuma ser o momento mais comum, mas em equipes remotas ou híbridas pode ser interessante fazer a entrega antes do início. O importante é que o kit esteja conectado ao momento de entrada e não chegue tarde demais para cumprir sua função de boas-vindas.
P: O kit de onboarding ajuda a criar pertencimento?
R: Ele pode contribuir como parte de uma experiência maior. A Gallup destaca pertencimento e socialização entre os elementos importantes de um onboarding eficaz, mas o sentimento de pertencimento depende também de relações, liderança, inclusão, participação e integração à equipe. O kit funciona como um sinal inicial de preparação e cuidado, não como substituto dessas práticas.
P: Todo novo colaborador deve receber o mesmo kit?
R: Não necessariamente. Algumas empresas trabalham com uma composição padrão para manter consistência, enquanto outras adaptam itens de acordo com função, localização ou modelo de trabalho. O mais importante é garantir que diferenças tenham uma lógica clara e não gerem uma percepção injusta entre colaboradores.
P: É necessário colocar a logo em todos os produtos?
R: Não. Em muitos casos, personalizações mais discretas aumentam a possibilidade de uso dos produtos. A identidade da empresa também pode aparecer por meio de cores, embalagem, mensagens, estampas e outros elementos de design.
P: O que é preboarding?
R: Preboarding é o período entre a aceitação da proposta e o primeiro dia de trabalho. Nesse momento, a empresa pode antecipar informações, preparar equipamentos, organizar agendas e iniciar algumas interações para reduzir dúvidas e tornar a chegada mais organizada.
P: Como medir a experiência de onboarding?
R: Empresas podem utilizar pesquisas com novos colaboradores, feedback dos gestores, tempo até autonomia, conclusão de treinamentos e indicadores de retenção nos primeiros meses. Esses dados devem ser analisados em conjunto, já que diversos fatores além do onboarding influenciam desempenho e permanência.
P: O Gracias desenvolve kits de onboarding personalizados?
R: Sim. O Gracias desenvolve projetos personalizados de kits de onboarding, podendo cuidar da curadoria dos produtos, personalização, embalagem, montagem e logística de entrega para colaboradores presenciais, híbridos ou remotos.
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